Wie ich Notion nutze

Notion ist ein Paradies für User, die sich kreativ ausleben und nicht durch allzu limitierte Programme eingeschränkt werden möchten. Dies wird auch durch die Vielzahl an Templates untermauert, die es auf der offiziellen Notion-Website zum Downloaden gibt. Egal ob für private (Journal, Travel Planner oder Habit Tracker) oder berufliche Zwecke (Road Map, Wiki, Sales CRM): bei den Templates sollte für jeden etwas dabei sein. Auch wenn es natürlich viel mehr Spaß macht, die Notizbücher von Grund auf selbst zu basteln und an seine Bedürfnisse anzupassen, bieten diese Vorlagen reichlich Inspiration. Als zusätzliche Inspirationsquelle möchte ich dir in diesem Beitrag aufzeigen, wie ich selbst Notion nutze bzw. wofür ich Notion ganz bewusst nicht nutze.

Wofür nutze ich Notion?

Zum Notieren – natürlich. Worauf ich mit dieser Frage jedoch abziele, ist, für welche Anwendungsfälle ich Notion benutze. Um es kurz zu machen: ich nutze Notion hauptsächlich für umfangreichere Notizen, die vor allem auf lange Frist hilfreich sind. Das reicht von Projektplanung über Tagebücher bis hin zu Wissenssammlungen. Wie das Ganze bei mir aussieht, möchte ich dir im Folgenden zeigen.

1. Aufgabenplanung

Am Ende einer jeden Woche setze ich mich hin und überlege mir, was ich in der kommenden Woche erreichen möchte. Das können neben alltäglichen Dingen auch komplexere Projekte sein, die ich dann in Teilaufgaben untergliedere. In Notion habe ich hierfür zunächst eine ToDo-Datenbank angelegt und folgende Properties festgelegt (hier am Beispiel „Joggen“):

Als „View“ habe ich mich für die Kalender-Ansicht entschieden, da ich diese am übersichtlichsten finde. So sehe ich auf einen Blick, welche Aufgaben zurzeit anstehen und kann gleichzeitig sehen, was in den vergangenen oder kommenden Wochen geplant war/ist.

2. Projektplanung

Ich liebe es, neue Dinge auszuprobieren. Doch vor lauter Enthusiasmus kann man schnell mal den Überblick verlieren. Deswegen habe ich eine Projects-Datenbank erstellt, welche mir auf gleich vier Arten hilft:

1. Hoher Fokus dadurch, dass ich auf einen Blick sehe, welche Projekte gerade „in progress“ sind.
2. Zukünftige Projekt-Ideen gehen nicht verloren, da ich sie mit dem Status „not started“ versehen kann.
3. Am Ende des Jahres sehe ich schwarz auf weiß, welche Projekte ich abschließen konnte und welche nicht.
4. Auch wenn man es im Folgenden Screenshot nicht gleich sieht: die Project-Datenbank ist mit der ToDo-Datenbank verknüpft. Dies ermöglicht mir, Projekte in Teilaufgaben zu untergliedern und diese dann sofort in meiner Aufgabenplanung zu sehen.

3. Wochen-/Monats-/Jahresrückblick

Ich selbst bin offen gestanden kein leidenschaftlicher Tagebuch-Schreiber. Nichtsdestotrotz gefällt mir die zentrale Idee des Tagebuchschreibens: die persönlichen Erlebnisse festzuhalten. Mithilfe von Notion kann ich meine Erlebnisse, Erfolge oder Herausforderungen sehr einfach festhalten. Ich nutze hierfür drei verschiedene Datenbanken: Weekly Review, Monthly Review, Annual Review. Die drei Datenbanken sind wiederum hierarchisch miteinander verknüpft, sprich, die „Monthly Review“-Datenbank greift auf Inhalte der „Weekly Review“-Datenbank zurück und die „Annual Review“-Datenbank auf Inhalte der „Monthly Review“-Datenbank. Technisch umgesetzt habe ich das mit Relationen und Roll-ups. Mehr dazu findest du in diesem Beitrag.

Der große Vorteil dieser Art von Tagebuch-Schreiben ist, dass – wie hier beim Monthly Review – bereits die Hälfte der Informationen ausgefüllt ist (überall, wo das kleine Lupen-Symbol steht), sofern man die Weekly Reviews mit den entsprechenden Inhalten ausgefüllt hat.

4. Tracker diverser Lebensbereiche (hier Bücher)

Bist du auch so ein Bücherwurm wie ich? Dann könnte ein Bücher-Tracker genau das Richtige für dich sein. In meiner Ressources-Datenbank behalte ich neben Filmen und Serien vor allem meinen Lesefortschritt im Auge. Fehlt mir mal die Motivation zum Lesen, so werfe ich einfach einen Blick auf diesen – wie ich finde – visuell ansprechenden Buch-Tracker und schon bin ich motiviert, der Datenbank ein neues Buch hinzuzufügen.

5. Wissenssammlung

Notion eignet sich in meinen Augen perfekt für die Wissensspeicherung und noch mehr für die Vernetzung von Wissen. Aus diesem Grund habe ich mein gerade angesprochenes, digitales Bücherregal mit mehreren Wissensdatenbanken verknüpft, darunter auch eine Quotes-Datenbank. Darin halte ich interessante, lustige, geistreiche, eindrucksvolle oder einfach nur anschauliche Zitate für die Ewigkeit fest, mit der Hoffnung, diese irgendwann nochmal gebrauchen zu können. Im Folgenden siehst du einen bespielhaften Eintrag. Der Titel ist stets das Zitat an sich, gespickt mit ein paar Zusatzinformationen (Properties) und natürlich der Verlinkung der Quelle.

Was ich nicht in Notion mache?

Anders gesagt: Worin ist Notion schlecht? Auch wenn die letzten Artikel zugegebenermaßen wahre Lobpreisungen von Notion waren, gibt es einige Bereiche, wofür sich jenes Tool nur bedingt eignet. Hierzu würde ich Folgendes zählen:

• Lose Gedanken einfangen und festhalten
• Artikel oder URL-Links für später merken
• Brainstorming und sonstige Kreativitätstechniken
• Komplexere Aufgaben, für welche ich umfangreichere Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme benötige

Abgesehen vom letzten Punkt greife ich hier meist ganz altmodisch auf Papier und Stift zurück.

Abschließende Worte

Über das letzte Jahr hinweg ist Notion für mich so etwas wie ein zweites Gehirn geworden. Während ich für lose Gedanken immer noch gerne Papier oder ToDo-Apps nutze, landen in meinem Notion vor allem vollendete Notizen bzw. ausgereifte Gedanken. Die Verlinkung von Notizen und Gedanken ist dabei überaus praktisch und – soweit ich weiß – in keinem anderen Notiz-Programm realisierbar.

Hiermit möchte ich meine kleine Beitragsreihe zum Thema Notion vorerst beenden. Falls du noch mehr Interesse bezüglich des Programms und seiner Funktionen haben solltest, dann lass es mich doch im Kommentarbereich wissen. Sehr interessieren würde mich natürlich auch, welche Tools du zum Notieren benutzt.

In diesem Sinne bedanke ich mich fürs Lesen und hoffe, dass ich dich ein wenig für dieses sehr beachtliche Notiztool begeistern konnte.