Ein altes chinesisches Sprichwort besagt: „Die schwächste Tinte ist besser als das beste Gedächtnis.“ Regelmäßig Notizen machen ist demnach unerlässlich, um Gedanken und Ideen für immer festzuhalten. Die Art und Weise wie diese „Verewigung“ aussieht, spielt dabei eine untergeordnete Rolle. Und doch möchte ich dir in diesem Beitrag ein Notizbuch vorstellen, dass deine Gedanken nicht nur festhält, sondern viel eher als eine Art zweites Gehirn dienen soll. Die Rede ist von Notion. Eine der mächtigsten und vielfältigsten Notiz-Apps überhaupt. Wie komme ich zu dieser gewagten These? Anlässlich dieser Frage möchte ich eine kleine Beitragsreihe rund um das Thema Notion starten.
Mein Wechsel zu Notion
Ich selbst habe in der Vergangenheit schon eine Reihe verschiedener Notiz-Programme intensiv genutzt, darunter vor allem Evernote und OneNote. Auch die analoge Variante mit Stift und Papier habe ich immer wieder genutzt und tue das nach wie vor – wenn auch in kleinerem Umfang. Vor etwa einem Jahr bin ich durch YouTube-Videos auf Notion aufmerksam geworden. Dort wurde auf die zahllosen Features der Notiz-App eingegangen, die im deutschsprachigen Raum nach wie vor recht unbekannt ist. Es gab sogar YouTube-Kanäle, die sich einzig und allein mit dieser Anwendung beschäftigten. Das hat mich natürlich neugierig gemacht und nach wenigen Videos war ich vom Notion-Fieber gepackt. Ich wollte mir selbst ein Bild von der Sache machen und installierte mir das Programm, welches es im Übrigen für Windows, Mac, iOS und Android gibt, zunächst auf meinen PC. Um es kurz zu machen (schließlich handelt es sich ja auch „nur“ um ein Notiz-Programm): ich war begeistert und verbrachte in den darauffolgenden Wochen unzählige Stunden damit, schrittweise meine alten Notizen aus diversen Apps in Notion einzufügen. Heute nutze ich ausschließlich Notion, mit Ausnahme einer einfachen ToDo-App sowie Stift und Papier fürs Tagebuch führen. Einen erneuten Programm-Wechsel kann ich mir seitdem nicht mehr vorstellen.
Was erwartet dich in dieser Beitragsreihe?
Doch zurück zum eigentlichen Thema. Während ich dir in diesem Beitrag die konkreten Vor- und Nachteile von Notion aufzeige und damit gleich von Beginn reinen Tisch machen will, erwarten dich in den nächsten Beiträgen unter anderem folgende Themen:
- Einführung in Notion
- Anwendungsmöglichkeiten
- Tipps und Tricks
Bevor ich auf die Vor- und Nachtteile von Notion eingehe, möchte ich dir noch meine Kriterien bzw. Erwartungen vorstellen, die ich grundsätzlich gegenüber Notiz-Apps habe und somit nicht als zusätzliches Pro-Argument zählen:
- Kostenlose Nutzung (mit Ausnahme einer Einmalzahlung bei sehr guten Anwendungen)
- Nutzung auf unterschiedlichen Endgeräten sowie Betriebssystemen und Synchronisierung untereinander
Nun aber ohne weitere Umschweife zu den Vorteilen.
Vorteil #1: Datenbanken & Verknüpfungen
Das wahrscheinlich charakteristischste Merkmal von Notion sind die Datenbanken. Notion ist nämlich streng genommen keine klassische Notiz-App sondern viel eher ein Hybrid aus Notizbuch und Datenbanksystem. Und genau hier liegt meines Erachtens die Stärke von Notion. Während man bei den üblichen Notiz-Apps meist verschiedene Notizbücher erstellen kann, werden in Notion Datenbanken angelegt. Was bei OneNote & Co. eine Notiz heißt, entspricht einem Datenbankeintrag bei Notion. Das mag für dich vermutlich erstmal wahnsinnig kompliziert und unpraktisch klingen. Doch hiermit eröffnen sich dem Nutzer ungeahnte Möglichkeiten. So können nun beispielsweise verschiedene Datenbanken (aka Notizbücher) miteinander verknüpft werden. Wie man sich diese Tatsache zu Nutze machen kann, will ich dir in einem späteren Beitrag dieser Reihe aufzeigen. Zudem lassen sich die verschiedenen „Notizbücher“ unterschiedlich anzeigen. Von einer einfachen Tabelle über ein Kanban Board bis hin zu einer Galerie-Ansicht kann der Nutzer hier die optimale Darstellung wählen oder diese mit einem Klick verändern.
Vorteil #2: Grundlegende Formeln
Ein weiterer Vorteil, den Notion mit seinen Datenbanken anbietet und ich so noch bei keiner anderen Notiz-App gesehen habe, stellt die Unterstützung von Tabellenkalkulationsformeln dar – ähnlich wie bei Microsoft Excel. Natürlich ist Notion damit keine Alternative zum bereits angesprochenen Tabellenkalkulations-Giganten. Dennoch bietet es mit einfachen Summen-, Mittelwert- oder Wenn-Dann-Funktionen viele praktische Einsatzmöglichkeiten für den täglichen Gebrauch an.
Vorteil #3: Unzählige Personalisierungsmöglichkeiten
Notion ist das Minecraft unter den Notiz-Programmen. Es bietet seinen Nutzern das ultimative Personalierungserlebnis. Dazu zählt – wie bereits angesprochen – die unterschiedliche Darstellung der Notizbücher. Des Weiteren kann jede Notiz mit einem Emoji sowie einem Cover versehen werden – sogar selbst erstellte Bilder und Icons sind möglich. Auch hinsichtlich des Layouts sind dem Benutzer keine Grenzen gesetzt. Unter dem Hashtag „notionlayouts“ steht dir beispielsweise auf Reddit.com ein schier endlose Inspirationsquelle zur Verfügung. Da kann es schnell mal passieren, dass der eigentliche Produktivitätsanspruch von Notion auf der Strecke bleibt.
Vorteil #4: Einbindung anderer gängiger Programme möglich
Während Marktführer wie Evernote oder OneNote die Integration von beliebten externen Anwendungen zum state-of-the-art gemacht haben, bringt Notion diese Einbindung auf eine neue Stufe. Ganz nach dem Motto „Die Masse macht’s“ unterstützt das Programm nach eigenen Angaben momentan man mehr als 500 Anwendungen, darunter anderem Adobe, Figma, GitHub Gist, Google Docs, Google Maps, Spotify, Soundcloud, Twitter, Vimeo und YouTube. Dem Anspruch eine „All-in-One Workspace“ zu sein, wird Notion in dieser Hinsicht also durchaus gerecht.
Während ich nun ausführlich von den Vorteilen von Notion geschwärmt habe, möchte ich nun auch einen kurzen Blick auf die Nachteile werfen.
Nachteil #1: Für „einfache“ Notizen ungeeignet
Was ich hiermit meine ist, dass Notion für Leute, denen eine simple Notizfunktion genügt, schlicht zu überwältigend und gar erdrückend sein kann. So wurde das Tool ursprünglich für Start-ups und kleinere Organisation konzipiert, die eine Komplettlösung für die Bereiche Product, Engineering, Sales, HR, Design und Marketing benötigen – was auch auf der Unternehmenswebsite deutlich zum Ausdruck kommt. Das bedeutet nicht, das Notion schlecht darin ist, dem Nutzer eine solide Notizfunktion zu bieten. Wenn es jedoch um simple Dinge, wie das bloße Festhalten von Gedanken oder das Schreiben eines Einkaufszettels geht, dürften Benutzer bei Todoist & Co. weitaus besser aufgehoben sein.
Nachteil #2: Stifteingaben werden nicht unterstützt
Während meines Studiums habe ich sehr viel mit dem Microsoft Surface gearbeitet und die Vorzüge eines Eingabestifts genossen. Im Zusammenspiel mit OneNote war der Surface-Pen für mich eine wahre Wunderwaffe. Mir fiel es gefühlt leichter, handschriftliche Notizen besser einzuprägen. Nicht zuletzt bereitete es mir natürlich auch Spaß kleine Skizzen und Diagramme digital anzufertigen und diese dann auf allen Endgeräten zur Verfügung zu haben. Jeder der schonmal mit einem solchen Eingabestift für längere Zeit gearbeitet hat, möchte ihn eigentlich nicht mehr missen. Leider unterstützt Notion bis zum heutigen Tag leider keine solcher Stifteingaben. Vor allem für Schüler und Studenten, die schnell mal eine Skizze von der Tafel nachzeichnen müssen, ist Notion also nicht das optimale Tool.
Nachteil #3: Keine umfassende Offline-Nutzung
Der mit Abstand größte Nachteil ist jedoch, dass Notion alle deine Notizbücher ausschließlich in der Cloud speichert (verschlüsselt versteht sich) und es dem Nutzer nicht ermöglicht, diese auch in der Offline-Welt zugänglich zu machen. Die Meldung „Please go online to load this page, then you’ll be able to access it while offline“ hat bei mir schon des Öfteren für Frust gesorgt. Immerhin ist es möglich eine neue Notiz anzulegen und diese dann später zu synchronisieren. Dieser Kompromiss ist in meinen Augen aber leider nur ein kleiner Trost.
Hiermit möchte ich es für diesen Beitrag dabei belassen. In meinen Augen überwiegen die Vorteile von Notion klar die Nachteile, auch wenn die fehlende Offline-Funktion ein gravierendes Manko darstellt. Da ich jedoch mit Notion in der Regel in einer W-LAN-Umgebung arbeite und für die Offline-Welt – in der es meist nur darum geht, Gedanken festzuhalten – meist ein Notizbuch aus Papier oder andere Apps zur Verfügung habe, kann ich persönlich darüber hinwegsehen.
Im nächsten Beitrag möchte ich dir eine kleine Einführung in das Tool geben und mehr auf die Funktionen von Notion eingehen.
